QUICK KAIZEN
L’approccio messo a punto da M&IT Consulting per il miglioramento rapido dei processi logistici e produttivi

Il Quick Kaizen è un approccio innovativo messo a punto da M&IT Consulting per raggiungere dei miglioramenti rapidi nell’ambito dei processi logistico-produttivi.
La concentrazione dell’azione operativa di realizzazione del miglioramento nell’arco di una settimana, fa si che tali progetti vengano anche denominati “settimane kaizen”.
Tale approccio si ispira ai principi della “Lean Production” ed alle tecniche di miglioramento facenti parte del modello “Toyota Production System”, dove tali attività di miglioramento hanno avuto un grande successo. Le caratteristiche di questo nostro approccio, sono:
• analisi veloci finalizzate all’identificazione degli sprechi e delle attività non a valore aggiunto da rimuovere nel processo;
• focalizzazione su interventi operativi di miglioramento che portino a risultati in tempi rapidi;
• utilizzo di risorse dedicate al miglioramento;
• interventi di formazione e supporto “on the job”.

PROGRAMMA PROPOSTO

L’intervento è sostanzialmente diviso in 5 steps:
• Step 1: Organization
• Step 2: Preparation
• Step 3: Execution (settimana kaizen)
• Step 4: Reporting
• Step 5: Assistance in follow-up

Step 1: Organization

La prima fase operativa riguarda l’impostazione ed organizzazione del progetto.
Per una corretta organizzazione del progetto si richiede che vengano svolte le seguenti attività:
a) Visita preliminare in azienda (breve survey), finalizzata a mettere a fuoco la situazione di partenza.
b) Incontro di allineamento con la Direzione / Management Team finalizzato a:
₋ presentare l’approccio quick kaizen;
₋ condividere le priorità e selezionare le possibili aree di miglioramento ed il perimetro di attività su cui focalizzare l’applicazione;
₋ definire i macro-obiettivi perseguibili con l’intervento (da dettagliare a valle della fase di preparazione);
₋ valutare eventuali vincoli da rispettare (layout/impianti da non modificare, investimenti massimi accettabili e relativi ritorni/pay back, ecc.);
₋ definire la composizione del kaizen team e scelta del team leader, in relazione alle competenze necessarie per studiare e realizzare i cambiamenti necessari.

Step 2: Preparation

Questa seconda fase operativa viene coordinata dal Leader, con il supporto dei consulenti M&IT.
Durante questa fase vengono raccolti gli elementi necessari per massimizzare il risultato della successiva fase esecutiva (settimana kaizen) e vengono predisposte le attrezzature, strumenti e materiali necessari. In particolare vengono svolte le seguenti attività:
a) Mappatura del flusso del valore (Value Stream Mapping) focalizzata sul processo oggetto di intervento
b) Predisposizione di un meeting point presso l’area di intervento prescelta e messa a disposizione delle attrezzature (lavagna a fogli mobili, lavagna bianca cancellabile, tabellone, proiettore, macchina fotografica, videocamera, ecc.). e dei materiali / strumenti necessari al team durante la settimana kaizen (modulistica specifica, materiale di supporto, ecc.).
c) Redazione del piano dettagliato delle attività da realizzare nella fase esecutiva (settimana Kaizen).
d) Preparazione del materiale per la formazione dei membri del team. I contenuti della formazione verranno predisposti in relazione al tipo di progetto ed agli obiettivi da raggiungere
e) Presentazione del progetto e del piano delle attività al gruppo di lavoro (Kick-off Meeting) sottolineando importanza e priorità del progetto e la necessità di fornire piena disponibilità di tempo durante la settimana kaizen.

Step 3: Execution (settimana kaizen)

È l’attività vera e propria di miglioramento. Durante questa settimana il kaizen team opera in completa autonomia guidato e supportato da un consulente/esperto M&IT.
Il gruppo può richiedere l’intervento di alcune funzioni non rappresentate nel kaizen team al fine di comprendere i problemi e studiare rapidamente le soluzioni più efficaci.
Per alcuni interventi più radicali (spostamenti di layout) si dovranno necessariamente utilizzare turni ed orari non produttivi.
Una persona del kaizen team sarà incaricata di documentare attraverso fotografie e/o filmati i miglioramenti realizzati (confronto tra situazione di partenza e situazione migliorata) ed i momenti più caratteristici delle fasi operative del team.
In linea di massima in questa fase operativa sono previste le seguenti attività:

1° giorno
• Formazione operativa del team;
• Osservazione e rilievi presso l’area oggetto di intervento del lavoro (anche attraverso fotografie e/o filmati) e relativa individuazione degli sprechi ed attività non a valore aggiunto da rimuovere;
• Analisi e condivisione della mappatura del processo (VSM) effettuata nella fase di preparazione ed integrazione della stessa con gli sprechi individuati durante l’osservazione (as is situation);
• Stesura di un verbale della giornata (attività svolte e piano di lavoro del 2° giorno).

2° giorno
• Definizione e condivisione di un flusso di processo ottimale (to be situation);
• Valutazione delle possibili aree di intervento (partendo dall’elenco messo a punto nella fase di preparazione);
• Individuazione delle attività di miglioramento da realizzare durante la settimana kaizen e nell’arco del mese successivo (short list);
• Definizione di un piano di implementazione delle azioni a breve;
• Stesura di un verbale della giornata (attività svolte e piano di azione del giorno 3° e 4° giorno).

3° giorno
• Avvio implementazione delle azioni di miglioramento previste;
• Osservazioni e rilievi nell’area di lavoro in relazione ai miglioramenti apportati (anche attraverso fotografie e/o filmati);
• Riunioni di coordinamento con il team;
• Stesura di un verbale della giornate (attività svolte e piano di azione del 4° giorno).

4° giorno
• Completamento implementazione delle azioni di miglioramento previste;
• Osservazioni e rilievi nell’area di lavoro in relazione ai miglioramenti apportati (anche attraverso fotografie e/o filmati);
• Riunioni di coordinamento con il team;
• Stesura di un verbale della giornate (attività svolte e piano di azione del 5° giorno).

5° giorno
• Misura e valutazione dei risultati ottenuti (sia attraverso le azioni già implementate durante la settimana kaizen e quelle da implementare a breve);
• Raccolta dei rilievi (documenti, fotografie, filmati, ecc.) relativi dei principali miglioramenti attuati e dei momenti più significativi del progetto e del lavoro svolto dal team;
• Predisposizione elenco delle azioni di miglioramento da completare a breve (entro 1 mese), con l’indicazione di tempi e responsabilità
• Riunione di chiusura (exit meeting).

Step 4: Reporting

In questa fase il team leader ed il consulente M&IT si incontreranno per tirare le somme del progetto realizzato e preparare un kaizen report da presentare alla Direzione.
La presentazione alla Direzione del kaizen report sarà effettuata dal team leader supportato dal consulente M&IT e con la partecipazione del team. La presentazione sarà seguita da una visita sul campo per valutare i cambiamenti già apportati ed i primi risultati ottenuti.
Nel kaizen report e nella presentazione alla Direzione saranno messe a fuoco le attività ancora da completare nelle settimane successive, con l’indicazione di tempi e responsabilità.

Step 5: Assistance in follow-up (a conclusione della settimana kaizen)

In questa fase operativa del progetto, le azioni di miglioramento non ancora realizzate e da completare a breve (entro 1 mese) saranno monitorate dal team leader con il supporto dei consulenti M&IT.
Le attività con orizzonte temporale maggiore saranno rivalutate dalla Direzione ed eventualmente riassegnate.
I consulenti M&IT effettueranno a distanza di un mese dal termine della settimana kaizen un incontro di follow-up con la Direzione per valutare i risultati delle attività di miglioramento avviate e la necessità di ripianificare ulteriori azioni di miglioramento. Questo momento servirà anche per stabilire le modalità di definizione e diffusione al personale dei nuovi standard operativi.

TEMPI DI REALIZZAZIONE

Di seguito è riportato una tempificazione di massima dei 5 steps del progetto:

QK Tabella

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